패킹리스트, 세관·선사·창고가 각각 다른 칸을 봅니다

패킹리스트를 보내고 나면 그 한 장을 세 곳이 나눠 읽습니다. 그런데 세 곳이 보는 칸이 서로 다릅니다. 한 곳에서 통과한 서류가 다른 곳에서 멈추는 이유가 여기 있습니다.

처음 무역을 맡으면 패킹리스트를 인보이스의 짝으로만 배웁니다. 금액을 빼고 무게를 넣은 장. 그렇게 알고 만들면 대개는 무사히 넘어갑니다. 문제는 무사히 넘어가지 않는 날에 옵니다.

세관에서 포장 개수를 다시 물어 오거나, 견적받은 운임보다 청구액이 올라가 있거나, 검사 지정이 떨어졌는데 어느 상자를 열어야 하는지 아무도 모르는 상황이 그것입니다. 세 가지는 전혀 다른 사고처럼 보이지만 원인이 하나입니다. 서류를 만든 사람은 한 명인데 읽는 사람이 셋이고, 셋이 각각 다른 칸을 본다는 것을 몰랐던 것입니다.

읽는 쪽을 하나씩 갈라서 보겠습니다. 어느 칸을 누가 왜 보는지 알면 무엇을 적어야 할지는 저절로 정해집니다.

세관은 "몇 개인가"를 봅니다

세관이 이 서류에서 확인하는 것은 포장의 종류와 번호, 그리고 개수입니다.

세 가지를 고른 쪽은 세관 담당자가 아닙니다. 법이 정해 두었습니다. 관세법 제241조 제1항은 물품을 수출하거나 수입하려면 품명과 규격, 수량과 가격에 더해 대통령령으로 정하는 사항을 세관장에게 신고하도록 정하고 있습니다. 그 대통령령이 관세법 시행령 제246조 제1항이고, 거기 열거된 일곱 가지 가운데 첫 번째가 "포장의 종류·번호 및 개수"입니다.

품명과 수량과 가격은 인보이스가 댑니다. 그런데 포장에 관한 세 가지는 인보이스에 없습니다. 두 서류를 나란히 내라고 하는 이유가 여기에 있습니다. 같은 내용을 두 번 쓰게 하려는 것이 아니라, 법이 요구하는 신고 항목을 두 장이 나눠 대고 있는 것입니다.

실무에서 가장 자주 걸리는 곳은 세 가지 중 "개수"입니다. 상자 20개를 파렛트 4개에 나눠 실었다고 해보겠습니다. 이 화물의 포장 개수는 20일까요, 4일까요.

답은 화물마다 다릅니다. 그래서 법이 개수만 적으라고 하지 않고 종류를 함께 적게 해 둔 것입니다. 상자 20개라고만 쓰면 파렛트에 올려 보낸 사실이 서류에서 사라지고, 파렛트 4개라고만 쓰면 그 안에 몇 개가 들었는지가 사라집니다. 어느 쪽도 화물을 설명하지 못합니다.

세 번째처럼 적으면 세관도 창고도 각자 필요한 숫자를 골라 읽습니다. 포장 단위가 두 겹인 화물은 두 겹을 그대로 보이게 적는 것이 안전합니다.

그러니 개수 칸 앞에서 어느 쪽이 맞나 고민이 든다면, 그 고민 자체가 두 겹으로 적으라는 신호입니다. 인보이스 쪽 칸을 어떻게 채우는지는 커머셜인보이스 양식, 어느 칸을 채워야 하나요?에서 따로 다뤘습니다.

세관이 개수를 본다면, 선사는 무엇을 볼까요?

선사는 "얼마나 무겁고 큰가"를 봅니다

선사와 포워더가 이 서류를 받자마자 찾는 칸은 무게와 부피입니다. 운임이 거기서 나오기 때문입니다.

무게 칸이 두 개인 것도 그래서입니다. 순중량은 내용물만의 무게이고, 총중량은 상자와 완충재, 파렛트까지 포함한 무게입니다. 배에 실리는 것은 포장째이므로 운임 계산에 들어가는 값은 총중량입니다.

여기서 처음 수출하는 분들이 자주 겪는 일이 있습니다. 견적을 받을 때는 제품 무게로 이야기했는데 청구서에는 더 큰 숫자가 찍혀 오는 경우입니다. 나무 파렛트 하나가 20킬로그램 안팎이니 네 개면 그것만으로도 차이가 생깁니다. 견적 단계에서 제품 무게를 불러 주고 선적 단계에서 총중량을 적으면, 두 숫자가 다르다는 사실을 청구서를 받고 나서야 알게 됩니다.

부피 칸도 마찬가지입니다. 여기 적는 치수는 겉포장을 잰 값입니다. 제품 크기로 적으면 실제로 배에서 차지하는 자리보다 작게 나옵니다. 해상 혼재 화물은 이 값과 총중량 중 큰 쪽을 기준으로 운임이 매겨지고, 항공은 실제 무게와 부피에서 환산한 무게 중 큰 쪽을 씁니다. 어느 쪽이 커지는지는 화물의 성질에 따라 갈립니다. 이 계산이 어떻게 도는지는 CBM 계산기로 부피만 구하면 반만 안 겁니다에 정리해 두었습니다.

이 두 칸에서 운임이 정해집니다. 서류를 채우는 칸으로만 보고 대충 넘긴 숫자는 그대로 청구서가 되어 돌아옵니다.

무게와 부피가 운임을 정한다면, 창고는 이 서류에서 무엇을 찾을까요?

창고는 "어느 상자인가"를 봅니다

창고와 검수 담당자가 보는 칸은 화인과 상자 번호입니다. 숫자가 아니라 표시입니다.

화인은 포장 겉면에 찍는 표기를 말합니다. 수하인을 알아볼 약호와 목적항, 그리고 몇 번째 상자인지를 나타내는 번호가 들어갑니다. 이 표시가 서류의 화인 칸과 같아야 창고에서 화물을 찾을 수 있습니다.

혼재 화물이라면 이 칸의 무게가 더 커집니다. 컨테이너 하나를 여러 화주가 나눠 쓰기 때문에, 항구 창고에는 우리 화물과 남의 화물이 같은 바닥에 내려져 있습니다. 그때 어느 것이 우리 것인지를 가르는 유일한 근거가 상자 겉면의 표시입니다. 저희도 창고에 나가 화물을 찾을 때는 서류보다 상자 겉면을 먼저 봅니다.

세관 검사가 지정됐을 때도 같습니다. 전량을 여는 경우는 드물고 보통 몇 상자만 골라 열어 봅니다. 서류에 상자 번호별로 무엇이 들었는지 적혀 있으면 해당 상자만 열고 끝납니다. 반대로 "잡화 20상자"라고만 적혀 있으면 어느 상자를 열어야 할지 정할 근거가 없어 스무 개를 다 여는 일이 생깁니다. 다시 포장하는 비용과 그동안 쌓이는 창고료가 여기서 갈립니다.

이렇게 번호 구간을 나눠 적어 두면 검사관이 열 상자를 스스로 고를 수 있습니다. 한 줄로 뭉쳐 적는 것보다 손이 조금 더 가지만, 검사가 걸린 날 하루가 달라집니다.

그래서 화인 칸은 물류 담당자가 채우는 것이 맞습니다. 사무실에서 만든 서류와 현장에서 찍은 표시가 다르면 그 화물은 서류상으로만 존재합니다. 서류를 누가 언제 누구에게 보내는지는 선적서류, 누가 언제 누구에게 보내는지부터 맞춰야 합니다에서 다뤘습니다.

세 곳이 각각 다른 칸을 본다면, 그 숫자들은 어떻게 하나로 맞출까요?

세 곳의 숫자를 하나로 맞추는 법

읽는 쪽이 셋이라는 말은 틀릴 자리도 셋이라는 뜻입니다. 그런데 세 곳이 각자 따로 대조하는 것이 아니라, 우리가 적은 숫자가 아래로 흘러가면서 다른 서류가 됩니다.

포장 개수와 총중량은 선적 요청서를 거쳐 선사로 넘어가고, 선사는 그 값으로 적하목록을 만들어 세관에 냅니다. 창고는 그 목록을 받아 화물을 대조합니다. 우리가 서류 한 장에 적은 숫자가 최소 세 곳의 기록에 그대로 복사되는 셈입니다.

그래서 어긋남은 대부분 우리 쪽 한 곳에서 시작됩니다. 막는 방법은 세 가지입니다.

첫째, 합계를 손으로 적지 않습니다. 상자별로 적은 수량과 무게를 더하는 수식을 걸어 두고, 인보이스 수량 합계와 자동으로 비교되게 해 둡니다. 사람이 세면 상자가 서른 개를 넘어가는 순간부터 틀립니다.

둘째, 실측한 뒤에 확정합니다. 포장 설계 단계의 예상 무게로 서류를 만들어 두고 실제로 포장한 뒤에 고치지 않으면, 창고 저울에 올렸을 때 값이 달라집니다. 총중량이 신고값과 크게 벌어지면 확인 요청이 들어옵니다.

셋째, 마지막에 바뀐 것을 서류 전체에 반영합니다. 선적 직전에 수량이 한 상자 줄어드는 일은 흔합니다. 그때 인보이스만 고치고 포장명세서를 그대로 두면, 세관이 두 장을 대조하는 순간 걸립니다.

세 가지 모두 서류를 잘 쓰는 기술이 아니라 순서를 지키는 일에 가깝습니다. 포장을 끝내고 저울에 올린 다음 서류를 확정하면 대부분 저절로 맞습니다.

자주 묻는 질문

인보이스와 패킹리스트의 수량이 달라도 되나요?

원칙적으로 같아야 합니다. 세관은 두 서류를 대조하고, 수량이 다르면 어느 쪽이 맞는지 확인 요청이 들어옵니다. 확인이 진행되는 동안 통관이 멈추고 보세창고료가 쌓입니다. 다만 단위가 다른 것은 불일치가 아닙니다. 인보이스에 판매 단위로 1,000개라고 적고 포장명세서에 20상자라고 적었다면, 상자당 50개라는 관계가 서류에서 읽히면 됩니다.

적하목록과는 무엇이 다른가요?

만드는 사람이 다릅니다. 포장명세서는 화물을 보내는 쪽이 만들어 포워더와 수입자에게 주는 서류이고, 적하목록은 선사나 항공사가 그 배 또는 그 항공기에 실린 화물 전체를 모아 세관에 내는 목록입니다. 우리 화물은 적하목록에서 여러 건 가운데 한 줄로 들어갑니다. 그 한 줄의 포장 개수와 무게가 우리가 적어 보낸 값에서 나오기 때문에, 두 서류가 어긋나면 선사 쪽에서 먼저 확인 연락이 옵니다.

회사에서 누가 작성하나요?

정해진 규칙은 없고 회사 규모에 따라 갈립니다. 무역 담당자가 혼자 만드는 곳이 많지만, 무게와 치수는 실제로 포장한 사람이 아니면 알 수 없습니다. 담당자가 틀을 만들고 포장 담당이 실측값을 채우는 방식이 가장 덜 틀립니다. 사무실에서 도면 치수만 보고 채운 서류는 창고 저울과 어긋나는 경우가 많습니다.

중량을 정확히 모를 때는 어떻게 하나요?

추정치로 서류를 확정하지 마시고, 포장이 끝난 뒤 실측한 값으로 고쳐 주십시오. 상자가 많아 전량을 재기 어렵다면 같은 규격 상자 몇 개를 재서 평균을 내고 파렛트 무게를 더하는 방식으로 총중량을 잡습니다. 포워더에게 화물을 넘기면 창고에서 다시 검량하는 경우가 많으므로, 그 값과 서류가 크게 다르면 어차피 연락이 옵니다.

정리하면

패킹리스트는 한 장으로 보이지만 읽는 쪽은 셋입니다. 세관은 포장의 종류와 번호와 개수를 보고, 선사는 총중량과 부피를 보고, 창고는 화인과 상자 번호를 봅니다. 세 곳이 보는 칸이 다르다는 것만 알면 무엇을 어떻게 적을지는 정해집니다.

서류를 다 만든 뒤에 봐 드리는 것보다, 포장 방식을 정하는 단계에서 한 번 보는 편이 훨씬 빠릅니다. 상자에 담을지 파렛트로 묶을지에 따라 운임도 서류도 함께 바뀌기 때문입니다. 아직 숫자가 안 채워진 초안이어도 괜찮으니 편하게 보내 주십시오.

출처 : 관세법 제241조, 관세법 시행령 제246조 (국가법령정보센터)