커머셜인보이스 양식, 어느 칸을 채워야 하나요?
무역을 처음 맡으면 이상한 일을 겪습니다. 거래 한 건에 인보이스라는 이름의 서류가 세 번 오는데, 매번 다른 서류입니다.
계약하기 전에 한 장, 물건을 보내고 나서 한 장, 그리고 포워더가 또 한 장을 보냅니다. 셋 다 인보이스라고 불리지만 목적도 다르고 쓰는 곳도 다릅니다. 어느 것을 세관에 내야 하는지 헷갈리는 게 당연합니다.
세 장을 갈라 놓고, 그중 통관에 쓰이는 한 장을 칸별로 짚어 보겠습니다.
인보이스는 한 종류가 아닙니다
이름이 같아 보여도 역할이 다릅니다.
→ 표를 옆으로 밀어서 볼 수 있습니다
| 서류 | 언제 | 누가 발행 | 무엇에 쓰나 |
|---|---|---|---|
| 견적송장 (P/I) | 계약 전 | 수출자 | 수입자의 내부 승인, 신용장 개설, 선금 송금 |
| 상업송장 (C/I, 커머셜인보이스) | 선적 후 | 수출자 | 대금 청구, 수입 통관의 과세 근거 |
| 운임송장 | 선적 후 또는 도착 후 | 포워더 | 운임과 부대비용 정산. 수출과 수입이 다르다 |
혼동이 잦은 것은 앞의 두 장입니다. 견적송장은 아직 물건이 움직이지 않은 상태에서 나가는 약속이고, 상업송장은 이미 실린 물건에 대한 청구입니다.
그래서 견적송장의 금액과 상업송장의 금액이 달라지는 일이 생깁니다. 수량이 바뀌거나 환율이 움직이거나 일부만 선적되면 그렇습니다. 이때 기준이 되는 것은 나중 서류입니다.
운임송장은 수출과 수입이 다릅니다
세 번째 서류는 한 줄로 끝나지 않습니다. 우리가 파는 쪽인지 사는 쪽인지에 따라 받는 사람과 시점이 달라지기 때문입니다.
→ 표를 옆으로 밀어서 볼 수 있습니다
| 구분 | 받는 쪽 | 언제 |
|---|---|---|
| 수출 건 | 수출자 | 선적 후 |
| 수입 건 | 수입자 | 도착 후, 화물인도지시서(D/O, Delivery Order)를 받기 전 |
여기에 가격 조건이 겹치면 청구 항목이 갈립니다. 운임을 누가 부담하기로 했는지가 그대로 반영되기 때문입니다.
→ 표를 옆으로 밀어서 볼 수 있습니다
| 상황 | 해상운임 | 운임을 부담하는 쪽 |
|---|---|---|
| 수출 · FOB | 붙지 않는다 | 수입자 |
| 수출 · CFR 또는 CIF | 붙는다 | 수출자 |
| 수입 · FOB | 붙는다 | 수입자, 즉 우리 |
| 수입 · CIF | 붙지 않는다 | 수출자가 이미 지급 |
같은 이름의 서류인데 금액 구성이 정반대로 나오는 경우가 생깁니다. 수출을 FOB로 했는데 운임송장에 해상운임이 없다고 누락으로 보시면 안 됩니다. 반대로 수입을 CIF로 했는데 운임이 안 적혔다고 포워더가 빠뜨린 것도 아닙니다. 조건이 그렇게 정해 놓은 것입니다.
해상운임이 빠져도 청구서가 비는 것은 아닙니다. 터미널 화물처리비나 통관 수수료, 내륙운송료처럼 국내에서 발생하는 항목은 조건과 무관하게 붙습니다.
커머셜인보이스가 하는 일은 두 가지입니다
첫째는 대금 청구입니다. 수출자가 수입자에게 얼마를 받아야 하는지 적은 문서입니다.
둘째는 통관입니다. 세관은 이 서류의 금액을 근거로 과세가격을 잡습니다. 여기에 적힌 금액이 세금의 출발점이 된다는 뜻입니다. 과세가격이 어떻게 만들어지는지는 관세 계산, 부가세까지 원가에 넣고 계신가요?에서 따로 다뤘습니다.
역할이 두 개라서 문제도 두 방향에서 옵니다. 금액을 낮게 적으면 세금은 줄지만 대금 청구 근거가 무너지고, 신용장 거래라면 은행이 서류를 거절합니다.
신용장 거래라면 기준이 더 엄격합니다
신용장으로 결제한다면 상업송장은 은행이 심사하는 서류가 됩니다. 국제상업회의소가 정한 신용장통일규칙(UCP 600) 제18조가 요건을 정해 두고 있습니다.
→ 표를 옆으로 밀어서 볼 수 있습니다
| 요건 | 내용 |
|---|---|
| 발행 주체 | 수익자, 즉 수출자가 발행해야 한다 |
| 수신인 | 개설의뢰인, 즉 수입자 앞으로 작성해야 한다 |
| 통화 | 신용장과 같은 통화여야 한다 |
| 물품 명세 | 신용장에 적힌 표현과 일치해야 한다 |
| 서명 | 신용장이 따로 요구하지 않으면 없어도 된다 |
특히 마지막에서 두 번째 항목이 까다롭습니다. 다른 서류는 신용장과 어긋나지만 않으면 되는데, 상업송장의 물품 명세만은 신용장 문구와 맞아떨어져야 합니다. 신용장에 적힌 품명을 그대로 옮겨 적는 것이 안전한 이유입니다.
커머셜인보이스 양식, 칸별로 무엇을 쓰나
서식은 회사마다 조금씩 다르지만 들어가는 항목은 거의 같습니다. 위에서부터 순서대로 보겠습니다.
상단 — 거래의 뼈대
→ 표를 옆으로 밀어서 볼 수 있습니다
| 칸 | 무엇을 쓰나 | 자주 틀리는 곳 |
|---|---|---|
| Shipper / Exporter | 수출자 상호, 주소, 연락처 | 사업자등록증 상호와 다르게 적음 |
| Consignee | 수하인. 물건을 받는 쪽 | 대금 지급자와 수하인이 다를 때 혼동 |
| Notify Party | 도착 통지를 받을 곳 | 비워 두면 통지가 안 감 |
| Invoice No. & Date | 송장 번호와 작성일 | 선적일보다 뒤로 적음 |
| No. & Date of L/C | 신용장 번호와 개설일 | 신용장 거래가 아니면 비움 |
| Port of Loading | 선적항 또는 출발 공항 | 내륙 출발지를 적음 |
| Final Destination | 최종 도착지 | 환적항을 적음 |
| Carrier | 선박명과 항차, 또는 항공편 | 항차 번호 누락 |
| Sailing on or about | 출항 예정일 | 연도를 전년으로 적음 |
수하인과 통지처는 같은 회사인 경우가 많아 그냥 넘어가기 쉽습니다. 그런데 은행이 개입하는 거래에서는 수하인이 은행 지시식으로 바뀌기도 합니다. 서류마다 다르게 적히면 그 자리에서 걸립니다.
하단 — 물건과 돈
→ 표를 옆으로 밀어서 볼 수 있습니다
| 칸 | 무엇을 쓰나 |
|---|---|
| Marks & Numbers | 포장 겉면에 찍힌 화인과 상자 번호 |
| Description of Goods | 품명. 신용장이 있으면 그 문구를 따른다 |
| Quantity | 수량 |
| Unit | 포장 단위. 상자, 팔레트, 드럼처럼 실제 단위를 쓴다 |
| Unit Price | 단가 |
| Amount | 금액. 수량 곱하기 단가 |
여기에 조건 세 줄이 따라붙습니다. 가격 조건(FOB, CIF 같은 인코텀즈), 결제 조건, 원산지입니다. 이 세 줄이 없으면 통관에서 되돌아오는 경우가 많습니다.
패킹리스트와는 어디가 같고 어디가 다른가
같은 선적에는 패킹 리스트가 함께 갑니다. 두 장을 나란히 놓으면 대부분이 똑같습니다.
→ 표를 옆으로 밀어서 볼 수 있습니다
| 구간 | 상업송장 | 패킹 리스트 |
|---|---|---|
| 당사자, 운송, 서류 정보 | 동일 | 동일 |
| 화인, 품명, 수량, 단위 | 동일 | 동일 |
| 마지막 두 칸 | 단가와 금액 | 순중량과 총중량 |
갈라지는 것은 마지막 두 칸뿐입니다. 한 장은 돈으로 끝나고 다른 한 장은 무게로 끝납니다. 나머지는 같은 내용을 두 번 쓰는 셈입니다.
같은 내용을 두 번 쓰기 때문에 어긋납니다. 품목을 하나 뺐다가 한쪽만 고치거나, 수량을 바꿨는데 다른 장을 안 고치는 식입니다.
두 장이 어긋나면 통관에서 걸립니다
세관은 두 서류를 대조합니다. 수량이 다르면 어느 쪽이 맞는지 확인이 들어옵니다. 확인이 들어오면 통관이 멈추고, 멈춘 만큼 보세창고료가 쌓입니다.
막는 방법은 단순합니다. 수량 합계를 손으로 적지 않는 것입니다. 표 아래에 합계 수식을 걸어 두고, 두 서류의 합계가 같은지 비교하는 칸을 하나 만들어 두면 됩니다. 숫자가 어긋나는 순간 눈에 띕니다.
실제로 반복 선적을 하는 회사들은 여기서 한 걸음 더 갑니다. 일련번호가 붙는 화물이라면 별지에 번호를 적고, 그 개수를 세는 함수를 걸어 본문 수량과 자동으로 맞춰 봅니다. 사람이 세면 백 개가 넘어가는 순간 틀립니다.
인보이스 양식을 고를 때 보는 것
인보이스 양식은 법으로 정해진 서식이 없습니다. 그래서 인터넷에 떠도는 서식을 받아 쓰게 되는데, 두 가지만 확인하면 됩니다.
첫째, 앞에서 본 항목이 다 들어 있는지 봅니다. 특히 원산지와 가격 조건 칸이 빠진 서식이 많습니다.
둘째, 숫자가 서식에 박혀 있지 않은지 봅니다. 남이 쓰던 파일을 그대로 받으면 그 회사의 포장 단위나 개당 중량이 수식에 그대로 남아 있는 경우가 있습니다. 우리 화물에 맞지 않는 숫자가 조용히 계산되면 알아채기 어렵습니다.
자주 되돌아오는 다섯 가지
→ 표를 옆으로 밀어서 볼 수 있습니다
| 지적 사항 | 무엇이 문제인가 |
|---|---|
| 포장 단위 누락 | 수량만 있고 단위가 없으면 개수인지 상자인지 모른다 |
| 원산지 미기재 | 협정세율 적용은 물론 통관 자체가 지연된다 |
| 통화 미표기 | 숫자만 있으면 어느 나라 돈인지 알 수 없다 |
| 무상 물품에 금액 없음 | 대가가 없어도 가액은 적어야 한다 |
| 두 서류의 수량 불일치 | 확인 요청이 들어오고 통관이 멈춘다 |
네 번째가 특히 자주 나옵니다. 샘플이나 반환 조건 용기처럼 돈을 받지 않는 물건도 세관에는 가액을 신고해야 합니다. 이럴 때는 금액을 적고 상업적 가치가 없다는 표시를 함께 넣습니다.
정리하면
-
인보이스는 세 종류이고, 통관에 쓰는 것은 상업송장입니다
-
상업송장은 대금 청구서이자 과세가격의 근거입니다
-
신용장 거래라면 품명이 신용장 문구와 맞아야 합니다
-
패킹 리스트와는 마지막 두 칸만 다릅니다
-
수량은 손으로 적지 말고 합계를 걸어 대조하십시오
빈 서식과 작성 예시를 한 파일로 정리해 두었습니다. 아래에서 바로 내려받으실 수 있습니다.
시트는 네 개입니다. 작성안내, 상업송장 빈 양식, 패킹 리스트 빈 양식, 그리고 가상의 거래로 채운 작성예시입니다. 금액과 합계는 수식이 걸려 있고, 두 서류의 수량이 맞지 않으면 패킹 리스트에 「불일치」가 표시됩니다.
포장 단위나 개당 중량처럼 화주마다 달라지는 값은 서식에 박아 두지 않고 입력란으로 두었습니다. 그대로 받아 쓰시면 됩니다.
서식은 있는데 우리 화물에 어떻게 채워야 할지 모르겠다면, 인보이스 초안을 보내 주시면 칸별로 봐 드립니다.
FAQ
커머셜인보이스에 서명이 꼭 있어야 하나요?
신용장 거래라면 신용장이 서명을 요구하지 않는 한 없어도 됩니다. 신용장통일규칙 제18조에 그렇게 정해져 있습니다. 다만 수입국 세관이나 거래처가 요구하는 경우가 있으므로, 실무에서는 담당자 서명과 직책을 넣어 두는 편이 무난합니다.
인보이스 양식은 정해진 서식이 있나요?
없습니다. 국가나 기관이 정한 표준 서식이 아니라 회사마다 다릅니다. 다만 들어가야 하는 항목은 사실상 정해져 있어서, 당사자 정보와 운송 정보, 품목과 금액, 가격 조건과 원산지가 빠지면 통관에서 문제가 됩니다.
견적송장으로도 통관이 되나요?
원칙적으로 되지 않습니다. 견적송장은 확정되지 않은 조건을 담은 서류이기 때문입니다. 통관에는 선적 내용이 확정된 상업송장을 씁니다. 견적송장은 수입 승인이나 신용장 개설, 선금 송금 단계에서 쓰입니다.
무상으로 보내는 샘플도 인보이스를 만들어야 하나요?
만들어야 합니다. 대가를 받지 않아도 세관에는 물품의 가액을 신고해야 하기 때문입니다. 금액란에 시장가액을 적고 상업적 가치가 없다는 표시를 함께 넣습니다. 금액을 아예 비워 두면 세관이 별도로 가격을 산정하게 됩니다.
상업송장과 패킹 리스트를 한 장으로 합쳐도 되나요?
가능합니다. 반복 선적을 하는 회사에서는 두 서류를 한 장에 합쳐 쓰기도 합니다. 다만 신용장 거래에서는 은행이 두 서류를 각각 요구하는 경우가 많으므로, 신용장 문구를 먼저 확인하고 합칠지 정하는 편이 안전합니다.
출처 : 국제상업회의소 신용장통일규칙(UCP 600) 제18조, 관세청